Van beleid naar gedrag: interne communicatiecampagne voor Nije Gaast

Wist je dat een scholenstichting aan meer dan 94 (!) normen moet voldoen als het gaat om informatiebewustwording en privacy? Dat is geen bijzaak. Het is een serieuze verantwoordelijkheid die vanuit de overheid wordt opgelegd. En toch heeft AVG, informatiebewustwording en privacy vaak weinig prioriteit.

Stichting Nije Gaast wist dat ook. Ze hadden de beleidsdocumenten. Ze hadden een BICT-medewerker die het normenkader maakte en door en door kende, maar toen alle stukken op papier stonden, bleef er één vraag over:

Hoe zorgen we er nu voor dat iedereen in onze organisatie dit écht begrijpt — en er ook naar handelt?

Dat is precies het gat waar interne communicatie het verschil maakt. En dat is waar ik Nije Gaast mee hielp.

De uitdaging: kennis hebben is niet hetzelfde als ernaar handelen

Nije Gaast is een scholenstichting met een serieuze verantwoordelijkheid. Ze beheren gevoelige gegevens van ouders, kinderen, leerkrachten en medewerkers. Denk aan AVG-gevoelige informatie, schoolprestaties, personeelsdossiers. Dat vraagt om meer dan een goed beleid op papier.

Voor de campagne startten we met een nulmeting: een vragenlijst om de kennis van medewerkers te toetsen. De uitkomst? De kennis was al best goed. Maar we zagen ook dat mensen hier niet altijd naar handelden.

Dat werd ook bevestigd door een phishing-testmail die voorafgaand aan de campagne werd verstuurd. Vooral nieuwe medewerkers klikten op een verdachte link. Niet omdat ze slecht waren in hun werk, maar omdat ze nog niet gewend waren aan hoe veilig werken er in de praktijk uitziet.

Dat was het startpunt: geen kennisprobleem oplossen, maar gedrag beïnvloeden. En dat doe je niet met één e-mail. Dat doen we met een campagne die het hele schooljaar meegaat.

De aanpak: een campagne die het hele schooljaar doorloopt

Goede interne communicatie werkt niet als losse flodder. Het vraagt om herhaling, herkenbaarheid en laagdrempeligheid. Dat was de basis van de campagne die we voor Nije Gaast ontwikkelden.

De campagne bestond uit meerdere middelen die gedurende het jaar terugkeerden: elk met hun eigen functie, samen één verhaal:

Een bureaukalender als opening

Het schooljaar begon met een cadeau: een bureaukalender voor elke medewerker. Elke maand een simpele, praktische tip over veilig werken. Niet als verplichting, maar als herinnering. Bij de kalender zat een kaartje. We legden uit wat de campagne inhield, dat medewerkers gedurende het jaar meerdere dingen konden verwachten, en op de achterkant: een kleine cyberbingo om met collega's te spelen. Luchtig, toegankelijk en meteen in gesprek.

Nieuwsbrieven met video

Vier keer per kwartaal stuurden we een nieuwsbrief uit rond vier verschillende thema's van het normenkader. Elk thema werd toegelicht door de eigen BICT-medewerker via een korte, heldere video. Geen jargon. Geen droge uitleg van regels. Gewoon: dit staat er in ons beleid, en dit betekent het voor jou op een gewone dinsdag. Dat laatste is cruciaal bij het motiveren van medewerkers rond thema's als privacy en informatiebeveiliging. Mensen haken af bij abstracte regels. Ze haken in bij concrete situaties die ze herkennen.

Extra berichten in de personeelsnieuwsbrief

Naast de campagnenieuswbrief voegden we ook korte berichten toe aan de bestaande personeelsnieuwsbrief. Kleine herinneringen. Korte updates. Zo bleef het thema zichtbaar, ook buiten de campagnemomenten om.

Praatplaten

We maakten gebruik van een praatplaat vanuit de overheid over informatiebewustwording. Een visueel hulpmiddel dat complexe normen samenvat op één pagina. Handig als naslagwerk, maar ook als gespreksstarter. Daarnaast ontwikkelden we een eigen praatplaat over veilig werken, specifiek bedoeld voor nieuwe medewerkers. Deze gaat mee in de laptophoes bij ontvangst van de laptop. Zodat veilig werken geen losse instructie is, maar meteen onderdeel wordt van je onboarding.

Wat bewustwording van medewerkers écht vraagt

Dit traject laat zien wat er nodig is om medewerkers echt mee te krijgen in gedragsverandering. Niet één campagneuitbarsting, maar een ritme. Niet alle informatie tegelijk, maar in stukken. Niet droog en informatief, maar herkenbaar, op een grappige manier en toegankelijk. Bewustwording van medewerkers rond thema's als informatiebeveiliging en privacy begint bij één vraag: hoe zorgen we dat dit niet alleen ons probleem is, maar dat iedereen het voelt als zijn of haar verantwoordelijkheid?

Het antwoord zit niet in betere documenten. Het zit in betere communicatie. En daarvoor helpt het om te begrijpen waarom gedrag verandert of juist niet.

Waarom deze aanpak werkt: het COM-B model

Gedrag verandert niet zomaar. Daarvoor zijn drie dingen tegelijk nodig. Dat is de kern van het COM-B model, een bewezen gedragsmodel dat breed wordt toegepast in communicatie en organisatieverandering.

1. Capability: mensen moeten weten wat veilig werken inhoudt. De beleidsdocumenten van Nije Gaast adresseerden dit op papier. Maar papier alleen maakt niemand capabel. Daarom legden de nieuwsbrief en de video’s van de BICT-medewerker steeds uit wat het beleid in de praktijk betekent: niet op je laptop klikken als je een vreemde link krijgt, goed controleren aan wie je een e-mail met vertrouwelijke informatie stuurt, documenten niet onbeheerd bij de printer laten liggen.

2. Opportunity: de omgeving moet het gewenste gedrag makkelijk maken. De bureaukalender op het bureau is een maandelijkse herinnering om je laptop te vergrendelen als je wegloopt. De praatplaat in de laptophoes zorgt dat nieuwe medewerkers de basisregels bij de hand hebben op het moment dat ze die het hardst nodig hebben.

3. Motivation: mensen moeten gemotiveerd zijn of zich er bewust van zijn dat hun handelen er toe doet. Dat vraagt geen grote offers. Je laptop vergrendelen kost drie seconden. Niet zomaar op een link klikken ook. Maar die kleine gewoontes ontstaan alleen als mensen begrijpen waarom het belangrijk is en als de boodschap niet als controle of verplichting voelt. De cyberbingo bij de kalender, de persoonlijke toon in de nieuwsbrief en de herkenbare video’s van de eigen BICT-medewerker zijn allemaal ontworpen om betrokkenheid te wekken in plaats van weerstand.

Het resultaat

De campagne loopt het hele schooljaar. Aan het einde herhalen we de nulmeting om te meten wat er is veranderd. Wat we nu al zien: het thema leeft. Medewerkers herkennen de communicatie, de video's worden bekeken door minimaal een derde van de organisatie en de kalender staat op de bureaus. Dat is de eerste stap van gedragsverandering: zichtbaarheid. Daarna volgt herhaling. En dan (langzaam) gedrag. We zijn benieuwd naar de eindmeting.

Wat kan ik voor jouw organisatie betekenen?

Heb jij ook beleid dat wel op papier staat, maar niet echt leeft in je organisatie? Of wil je medewerkers betrekken bij een verandering, maar weet je niet hoe je dat aanpakt? Dat is precies wat ik doe. Niet als bureau dat een campagneplan maakt en wegloopt. Maar als iemand die naast je staat en zorgt dat communicatie daadwerkelijk werkt.

Je team wil echt wel meewerken. Ze begrijpen alleen nog niet wat jij bedoelt. Laten we dat veranderen.

Stuur me een berichtje of plan direct een gratis adviesgesprek. Dan kijken we samen wat het eerste is om aan te pakken.